Velká novela zákoníku práce – část druhá. Doručování písemností

V první části našeho článku ZDE o novele zákoníku práce (zákon č. 285/2020 Sb.) přijaté na konci června 2020 jsme se zaměřili na dvě změny, které se ve veřejné debatě objevují nejčastěji – změna výpočtu dovolené a zavedení sdílených pracovních míst. Obě tyto změny budou účinné od 1. ledna 2021.

V této druhé části článku se budeme podrobněji věnovat otázce doručování písemností v pracovním právu, která donedávna mohla působit výrazné znesnadnění realizace pracovněprávních práv. Nová úprava, účinná od 30. července 2021, přináší několik významných aspektů, které by měly pomoci jak zaměstnancům, tak zaměstnavatelům, a proto si dle našeho názoru zaslouží samostatný článek.

Ve třetí části ZDE se pak budeme věnovat problematice přechodu práv a povinností z pracovněprávních vztahů (účinnost 30. července 2020), placeného pracovního volna pro vedoucí dětských táborů a instruktory (účinnost 1. ledna 2021), přeshraničního vysílání pracovníků (účinnost 30. července 2020), náhrad újmy pozůstalým po zaměstnanci (účinnost 1. ledna 2021), zúžení možnosti odvolat vedoucího zaměstnance (účinnost 30. července 2020), zúžení povinnosti vydávat potvrzení o zaměstnání u DPP (účinnost 30. července 2020) či zavedení informační povinnosti uživatelů agenturních zaměstnanců (účinnost 30.  července 2020).

 

Snadnější doručování písemností – konec marných pokusů doručovat doma nebo třeba v divadle

Jak okamžitě zruším pracovní poměr se zaměstnancem, který nechodí do práce a nepřebírá poštu? Jak mám dát zaměstnavateli výpověď, když na adrese svého sídla se fakticky nenachází?

Tyto a jim podobné otázky ještě donedávna dělaly starosti nejednomu zaměstnanci, zaměstnavateli i advokátovi, na kterého se tazatelé obrátili o radu. Od 30. 7. 2020 se však situace změnila. Nově již není třeba, aby zaměstnavatelé „naháněli“ zaměstnance doma, v kině nebo na fotbalovém zápase, ani aby zaměstnanci pátrali po zaměstnavateli, který se vystěhoval ze svého sídla.

Nová právní úprava by nám všem v tomto ohledu měla výrazně napomoci. Opouští totiž dřívější nepraktické a mnohdy fakticky neproveditelné pojetí doručování, založené zejména na osobním předání, a namísto něj zjednodušuje doručování poštou, ba dokonce datovou schránkou. Pro případy nemožnosti faktického doručení je novým způsobem upravena také fikce doručení.

Nová úprava doručování písemností je účinná od 30. července 2020, je třeba se jí tedy již v tuto chvíli řídit.

 

Doručování písemnosti určené zaměstnanci zaměstnavatelem

Odstranění posloupnosti způsobů doručování

Zákoník práce ze své povahy musí stanovit o něco přísnější pravidla pro doručování důležitých písemností, jako je pracovní smlouva, výpověď, mzdový výměr a podobně (blíže viz ust. § 334 zákoníku práce), než je tomu v běžné komunikaci. Proto je i po novele zachována povinnost doručovat zaměstnanci tyto dokumenty do vlastních rukou. Mění se však způsob, jakým se doručování do vlastních rukou realizuje.

Doposud měl zaměstnavatel povinnost nejdříve se pokusit zaměstnanci doručit písemnost na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, a teprve poté, když doručení žádným z těchto způsobů nebylo možné, mohl přistoupit k doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Novela ponechává v platnosti všechny dřívější způsoby doručování, opouští však koncepci doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb až jako poslední možnosti a odstraňuje přednost všech ostatních shora uvedených způsobů. I po novele se musí zaměstnavatel nejdříve pokusit o doručení zaměstnanci na pracovišti. Pokud však doručení na pracovišti není možné, již není stanovena žádná hierarchie dalších doručovacích způsobů. Zaměstnavatel si tak může zvolit v pořadí druhý způsob doručování v návaznosti na jeho konkrétní situaci a potřeby. Oproti dřívějšku nově může doručovat také do datové schránky, a to za níže popsaných podmínek.

Doručování poštou

Doručuje-li zaměstnavatel zaměstnanci poštou, má tak nově učinit na poslední adresu zaměstnance, kterou mu zaměstnanec písemně sdělil. Dříve přitom měl zaměstnavatel povinnost doručovat na poslední adresu zaměstnance, která je mu známa. Tato na první pohled drobná úprava výrazně posiluje právní jistotu zaměstnavatele, pro kterého nyní platí, že „co je psáno, to je dáno“. Zaměstnavateli tak odpadnou praktické obtíže se zjišťováním doručovací adresy zaměstnance. Nově je to zaměstnanec, komu je uložena povinnost včas písemně informovat zaměstnavatele o svém aktuálním bydlišti.

Další úpravou v doručování poštou je změna doby uložení zásilky, než nastane fikce jejího doručení, a to z dřívějších 10 pracovních dnů na současných 15 kalendářních dnů. Tato úprava dle autorů novely reflektuje aktuální podmínky České pošty pro ukládání zásilek, které trvá právě 15 kalendářních dnů.

Nově dále nemusí poštovní doručovatel vyhotovovat písemný záznam o tom, že poučil zaměstnance o následcích jeho případného odmítnutí zásilky. I tento krok by měl přispět ke zjednodušení procesu doručování.

Doručování datovou schránkou

Nově může zaměstnavatel doručovat zaměstnanci také standardním způsobem prostřednictvím datové schránky. Doposud bylo sice možné doručovat prostřednictvím sítě elektronických komunikací, avšak bylo třeba, aby zaměstnanec potvrdil přijetí takto zaslané písemnosti datovou zprávou s uznávaným elektronickým podpisem. Pokud tak zaměstnanec neučil, bylo doručení neúčinné. Nyní se již zaměstnancům doručuje do datové schránky i v pracovním právu tak jako v jiných případech, tedy doručeno je dnem přihlášení zaměstnance do datové schránky nebo po 10 dnech od dodání přípisu do datové schránky, pokud se zaměstnanec do datové schránky nepřihlásí. Doručování datovou schránkou je možné pouze s písemným souhlasem zaměstnance. Doporučujeme proto zaměstnavatelům, aby na to pamatovali a souhlas zaměstnanců s doručováním do datové schránky (pro případ, že ji má zaměstnanec zřízenou) si zajistili ideálně přímo v pracovní smlouvě. Zaměstnancům pak doporučujeme, aby si udělení souhlasu řádně promysleli a pokud jej udělí, aby svoji datovou schránku pravidelně sledovali, neboť zejména u dokumentů rušících pracovní poměr hraje okamžik jejich doručení velmi významnou roli.

 

Doručování písemnosti určené zaměstnavateli zaměstnancem

Doručování datovou schránkou

Novela zakotvuje i pro doručování zaměstnancem zaměstnavateli možnost doručovat datovou schránkou. Na rozdíl od doručování zaměstnanci zde platí, že písemnost je doručena dnem jejího dodání do datové schránky zaměstnavatele. Také zde je třeba souhlasu zaměstnavatele s doručováním tímto způsobem, avšak není vyžadovaná jeho písemná forma.

Doručování poštou – fikce doručení

Novinkou, která posiluje právní jistotu zaměstnance, je pak zavedení fikce doručení zaměstnavateli, který odmítl převzít zásilku či jiným způsobem znemožnil její doručení v místě svého sídla nebo podnikání. Tato úprava cílí na v minulosti poměrně četné případy, kdy se zaměstnavatel fakticky nenacházel v místě svého formálního sídla, a zaměstnanec tak vlastně neměl žádnou možnost zásilku mu doručit. V těchto případech se zásilka nově považuje za doručenou ke dni provedení neúspěšného doručovacího pokusu.

Všechny popsané změny jsou podle našeho názoru změnami k lepšímu. Dřívější úprava značně komplikovala a v mnoha případech doslova znemožňovala platné doručení tak důležitých dokumentů, jako byly zejména výpovědi a okamžitá zrušení pracovního poměru. Proto kvitujeme zejména opuštění povinnosti zaměstnavatele pokoušet se o fyzické doručení zaměstnanci v místech mimo pracoviště a povinnosti zaměstnance fakticky doručit zaměstnavateli na adresu jeho sídla, bez ohledu na to, že se tam zaměstnavatel vůbec nenachází či jinak odmítne zásilku převzít.

Za přínosné považujeme také novou úpravu doručování datovou schránkou. Částečně problematickou však shledáváme skutečnost, že zaměstnanci se písemnost doručí dnem jeho přihlášení do datové schránky nebo uplynutím standardní desetidenní lhůty od dodání písemnosti do datové schránky, zatímco zaměstnavateli je písemnost doručena již okamžikem jejího dodání do datové schránky. Tato značná disproporce podle našeho názoru nereflektuje rozdílnou povahu jednotlivých zaměstnavatelů, zejména pak výrazné odlišnosti v jejich administrativním aparátu. Zatímco u veřejnoprávních subjektů či velkých společností se stovkami zaměstnanců lze očekávat, že datová schránka je vybírána každý den, existují také drobní zaměstnavatelé, kteří si datovou schránku vybírají sami a třeba během týdenní dovolené se do ní ani jednou nepřihlásí. Podle našeho názoru není zcela vhodné, aby pro doručování veškerých jiných dokumentů zaměstnavateli, včetně například soudních obsílek, platila fikce doručení až desátým dnem od jejího dodání, jako je tomu v případě doručování zaměstnancům, zatímco písemnosti zaslané od zaměstnanců jsou považovány za doručené ihned v okamžiku jejich dodání. Přitom například rozdíl mezi tím, zda je zaměstnancova výpověď doručena zaměstnavateli posledního dne v měsíci, nebo až desátého dne v měsíci novém, je klíčová pro počátek běhu výpovědní doby a ve svém výsledku může znamenat až třítýdenní zkrácení možnosti zaměstnavatele shánět nového zaměstnance.